Ter ondersteuning van onze CEO zijn we op zoek naar een gedreven en communicatieve Executive Assistant. Zie je jezelf in onderstaand profiel? Solliciteer snel en help ons meebouwen aan de gezondheidszorg van de toekomst!
Jouw challenge:
Als Executive Assistant ben je de rechterhand en vertrouwenspersoon van de CEO en biedt je de nodige ondersteuning aan zijn management team. Je ondersteunt de CEO bij het beheer en de organisatie van zijn agenda, de inboxbeheer, de meetings (intern & extern) en de verplaatsingen. Je treedt hierbij op als bewaker van zijn agenda; je zorgt ervoor dat de nodige zaken georganiseerd en uitgevoerd raken. Hierbij aarzel je niet om indien nodig in te grijpen op de agenda. Verder maken volgende zaken deel uit van jouw takenpakket:
Je bent het aanspreekpunt binnen de organisatie inzake facility over de diverse vestigingen. Hieronder valt het opvragen en opvolgen van herstel- en opfrissingswerken, bij overnames zorg je voor de praktische integratie van deze nieuwe collega’s binnen de groep (verhuis, opzeg contracten, meubilair, etc.), je staat in voor het afsluiten van raamcontracten inzake koffie, soep, fruit, etc. Hierbij dien je regelmatig tussen de vestigingen te verplaatsen. Je werkt hierbij nauw samen met lokale SPOC’s en het IT departement.
Het opstellen van de jaarplanning van alle belangrijke management-vergarderingen waaronder ook de Raad van Bestuur.
Om een goed verloop van deze meetings te garanderen zorg je voor een optimale voorbereiding waarbij je in staat voor het samenstellen van de presentaties op basis van de geleverde input, alsook draag je zorg voor het goed verloop van de meetings met aandacht voor locaties, catering, etc.
Verder sta je vooral in voor het opstellen van de notulen van de Raad van Bestuur, de managementmeetings en management comités. Je volgt de to do’s en projecten op die uit deze meetings voortvloeien. Hierbij zullen bepaalde to do’s – projecten aan jou toegewezen worden waar je borg moet staan voor de uitvoering en tijdige delivery.
Bijkomend kunnen volgende taken ook onder jouw vleugels vallen:
In samenwerking met de Legal Counsel sta je in voor het beheer en opvolging van contracten op groepsniveau bv. in het kader van overnames, publicaties staatsblad, etc.
Je helpt mee aan interne projecten waar nodig: office guidelines, super-user voor belangrijke implementaties, ...
Je bent SPOC voor de medewerkers in het kantoor te Gent. Je bent daarnaast ook verantwoordelijk voor het onthaal van bezoekers en het opvolgen van afspraken in het kantoor in Gent.
Naar welk talent zijn we op zoek?
Je bent in het bezit van een Bachelor diploma; bij voorkeur in de richting office management, vertaler-tolk, management assistent, bedrijfsmanagement of rechtspraktijk.
Je kan enkele jaren ervaring (3+) voorleggen in een gelijkaardige functie.
Je switcht razendsnel tussen Nederlands en Frans, zowel mondeling als schriftelijk. Jezelf uitdrukken in het Engels vormt eveneens geen grote problemen voor jou.
Het kantoor in Gent is hoofdzakelijk jouw thuisbasis, maar je bent bereid om je te verplaatsen naar de diverse kantoren in Vilvoorde en Gembloux wanneer nodig.
Affiniteit met facility management is een troef!
‘Communicatief’ is jouw middle name, daarnaast draag je integriteit/discretie hoog in het vaandel en je deinst niet terug om dingen vast te pakken en te organiseren.
Je sterktes situeren zich op het vlak van je zin voor nauwkeurigheid, je dynamisme, “je mannetje” durven staan, je vastberadenheid en het goed kunnen omgaan met stress bij variërende/ onverwachte werkdruk en deadlines.
MS Office heeft voor jou geen geheimen.
In ruil voor jouw passie en talent biedt Corilus:
Een job waarbij je een meerwaarde biedt aan de medische sector van de toekomst.
Onze ‘Corilus Employee College’ biedt je de mogelijkheid om tal van opleidingen te volgen.
Een competitief salaris, aangevuld met extralegale voordelen zoals bedrijfswagen, tankkaart, GSM, maaltijdcheques, verzekeringen,…
Een organisatie waar groei en innovatie meer dan ooit centraal staat.
Een werkgever met respect voor work-life balance en welzijn van zijn medewerkers.
