JOBOMSCHRIJVING Ter ondersteuning van ons internationale management team zoeken we een nieuwe collega voor het PA-team. Voor deze vacature zoeken we een hands-on collega die verschillende verantwoordelijkheden vlotjes kan combineren en liefst ervaring heeft als assistente, op directie niveau bij een internationale firma. Deze functie heeft een veelzijdig takenpakket:
Je assisteert het Regional Management; zij vertrouwen voor de volle 100% op jou voor organisatorische, praktische en administratieve zaken.
Business trips organiseren, rekening houdend met de geldende Corona-regels, transfers, hotels en restaurants boeken, seminarie-locaties aanraden;
Samenwerken met collega’s in een internationale contact; enerzijds het hoofdkantoor in Singapore, anderzijds onze EuroMed & Americas Regio;
Met je organisatietalent, hands-on mentaliteit en creativiteit organiseer je interne, regionale workshops en events
Je kennis van Word (opmaken program-outline bij zakenreizen, workshops) en Excel (opmaak en opvolging expense claims) helpt je bij je feilloze administratie;
Naast het organiseren van business georiënteerde zaken, ben je ook verantwoordelijk voor het regelen van privé-aangelegenheden voornamelijk voor expats en hun families.
PROFIEL
Je bent een geboren initiatiefnemer en je persoonlijkheid past bij de ‘can do’ mentaliteit van het bedrijf.
Je benadert de zaken grondig, diplomatisch en discreet en bent tegelijk flexibel en reageert vlot op wijzigende omstandigheden.
Bij voorkeur behaalde je een Bachelor diploma.
Professioneel communiceren in het Nederlands en Engels is een must
Kennis van Microsoft Outlook en MS Teams zijn een must
Competenties
Flexibel: deze functie gaat niet samen met een 9-to-5 mentaliteit. Je bent dan ook bereid om buiten de gebruikelijke kantooruren het management te ondersteunen, hiervoor stellen we uiteraard een laptop en company-gsm ter beschikking. Vanzelfsprekend kan dit op een rustiger moment gecompenseerd worden.
Executive: Je bent discreet en professioneel. Daarnaast zijn intellectuele en emotionele intelligentie belangrijke sleutelwoorden.
Je hebt oog voor details “as details do matter”.
Aanpassings vermogen: je kan je snel aanpassen aan een nieuwe werkomgeving met een heel eigen manier van werken.
Teamplayer
BEDRIJF Je komt terecht in een internationale, ambitieuze, beloftevolle groei-omgeving waar je kan rekenen op een degelijke professionele ondersteuning, een aangepaste verloning aangevuld met extra-legale voordelen, opleidingen en een plek bij een wereldleider in de maritieme sector. Dit is een In office job (5days a week), home office is gezien het takenpakket niet mogelijk. Je maakt deel uit van het Hospitality & Facility team, een jong, dynamisch en veelzijdig team dat heel sterk aan elkaar hangt en op elkaar rekent. Je krijgt veel loyaliteit, respect en vrijheid. Uiteraard heb je de verantwoordelijkheid te tonen dat je het waard bent, elke dag opnieuw!
